Il Value Stream Mapping: cos'è e come applicarlo

Il Value Stream Mapping rappresenta uno strumento fondamentale dell’approccio Lean Management, offrendo alle aziende uno strumento potente per visualizzare, analizzare e migliorare la Value Stream.

Inoltre, l’integrazione dello strumento con nuove tecnologie può garantire la possibilità di raggiungere livelli di efficienza e rimodulazione della value stream, impensabili precedentemente.

1. Cos’è il value stream mapping

Il value stream mapping è uno strumento di mappatura progettato per definire lo stato As-Is dei processi organizzativi e, in seguito, arrivare a definire uno stato To-Be, raggiungibile attraverso una serie di progetti mirati.

Lo strumento si basa sulla rappresentazione visiva di tre differenti flussi:

• Flusso dei materiali, mezzi e persone.

• Flusso informativo e della documentazione: parallelo al flusso dei materiali, che permette di abilitare attività, procedure e iniziative.

• Flusso temporale: ogni movimentazione, attività e documentazione richiede dei tempi per essere pianificata, eseguita e conclusa, che, necessariamente, devono essere mappati.

Questa rappresentazione grafica permette di individuare, immediatamente, tutte le fonti di spreco e i ritardi nel workflow, nel flusso informativo e in quello temporale, andando a evidenziare colli di bottiglia, nei tre diversi flussi, criticità (inventario eccessivo, risorse limitate, extra-documentazione, etc.), che possono influenzare negativamente la produttività.

Lo strumento prevede una prima fase di mappatura della Value Stream, lato workflow, includendo tutte le fasi coinvolte nella creazione del prodotto, nella predisposizione delle sue materie prime e dell’erogazione e trasporto del prodotto/servizio al cliente.

In secondo luogo, viene mappato il flusso informativo, così da permettere di comprendere quale sia il livello di documentazione necessaria ad abilitare ogni attività operativa, o per concluderla.

Infine, viene tracciata la linea temporale,  arrivando a comprendere il livello di impatto che ogni attività e documentazione ha sull’intera value stream.

A questo punto, risulta essere essenziale definire lo stato To-Be, ossia lo stato che il committente del progetto e/o lo sponsor desiderano raggiungere. Infine, deve essere creato un piano d’azione, ossia un piano che definisce tutte le aree critiche, quali i potenziali progetti da dover realizzare per raggiungere lo stato To-Be e quale il livello di priorità e di impatto di ognuna delle iniziative.

Tutto ciò, permette di evidenziare come il Value Stream Mapping non sia un semplice strumento, ben sì un vero e proprio progetto per delineare un piano d’azione per avviare un processo trasformazionale all’interno di un’organizzazione.

2. Vantaggi, svantaggi e sfide nell’implementazione del Value Stream Mapping

2.1 I principali vantaggi

La realizzazione di un progetto di Value Stream Mapping genera una serie di vantaggi concreti e quantificabili:

• La possibilità di comunicare internamente, attraverso una rappresentazione grafica, tutte le aree critiche di una value stream, permettendo a chiunque di coglierne i vantaggi.
  

• Consente di visualizzare, concretamente, tutte le fasi di un processo, dai reali input ai reali stakeholder di processo e fase.
  

• Si ottengono informazioni dettagliate su problematiche legate a risorse (persone e attrezzature), scorte, qualità e costi, che permettono di abilitare tutta una serie di ulteriori iniziative, dai semplici progetti gestiti tramite Kaizen Board a progetti Six Sigma.
  

• Abilita nell’individuazione tempestiva di sprechi, inefficienze e nella prevenzione di colli di bottiglia, aumentando il valore del cliente.

2.2 I principali vantaggi

Nonostante i benefici evidenti, realizzare un’iniziativa di Value Stream Mapping risulta essere una sfida a tutti gli effetti, in quanto non solo si tratta di un “progetto”, e quindi “complesso” per definizione, ma comporta tutta una serie di sfide strategiche e organizzative:

• La resistenza al cambiamento: abbandonare i metodi tradizionale per nuovi approcci, è sempre il primo scoglio nei progetti trasformazionali. Il tutto deriva dalla paura dell’ignoro, della sicurezza del proprio posto di lavoro che, in nel mercato odierno, è sempre più precario.
  

• La mappatura ad alto livello dei processi può comportare notevoli difficoltà nell’operatività: mappare ad alto livello i processi può comportare di non riuscire a cogliere il reale grado di complessità dei processi, che potrebbe essere interconnessi tra di loro, richiedendo molto tempo per una rappresentazione efficace della value stream.
  

• Una mancanza approfondita dei processi può risultare un grande problema da dover affrontare: i reali processi sono molto distanti dalla loro rappresentazione su “norme e documentazioni interne”, rendendo difficile una loro reale rappresentazione grafica.
  

• Il coinvolgimento delle persone, senior e junior, è un ulteriore aspetto critico ed elemento di complessità: è essenziale che tutti, dallo stagista al direttore di stabilimento, collaborino fornendo la loro visione sui processi operativi e informativi, ottenendo un allineamento chiaro sul reale funzionamento dei processi.

3. Value Stream Mapping 5.0

   
   

L’evoluzione tecnologica sta trasformando radicalmente l’approccio alla Value Stream, introducendo concetti come “catena del valore digitale”.

L’utilizzo di nuove tecnologie con strumenti del Lean Management, come il Value Stream Mapping, Poka Yoke, lo spaghetti diagram e quant’altro, permettono di avere una visione dei nostri processi, H24 7/7, riducendo l’incertezza e aumentandone la conoscenza operativa.

In questo contesto, software per la tracciatura, analisi e condivisione delle informazioni legate alla Value Stream permettono di automatizzare il processo di analisi e riprogettazione dei flussi di valori. In particolar modo, tutto ciò abilita alla predisposizione di attività di miglioramento continuo, trasformazionali e di riprogettazione dei flussi continuamente, senza la necessità di impegnare persone su progetti ad hoc, della durata di mesi.

L’efficacia dell’approccio e la riduzione degli sprechi attraverso tecnologie come il metaverso, la blockchain e sistemi IoT, permettono di raccogliere dati, elaborarli e analizzarli, in tempo reale, fornendo insights per progetti di miglioramento continuo e miglioramento radicale delle performance.

Conclusioni

Il Value Stream Mapping, quindi, si conferma essere uno strumento (o progetto) indispensabile per le aziende per realizzare una trasformazione organizzativa di alto livello, mirando a voler migliorare la propria Value Stream.

Indubbiamente, questo strumento non è il “tipico primo strumento” da integrare all’interno di un’organizzazione, ma risulta essere uno strumento avanzato da dover sfruttare una volta che si è ben diffusa una cultura del miglioramento all’interno dell’organizzazione.

La resistenza al cambiamento, la complessità dei processi e la “corsa” al dover migliorare costantemente sono elementi che necessitano di dover essere gestiti attraverso strumenti basilari, come gestione a vista, poka yoke e 5s.

Indubbiamente, però, nel lungo periodo, è necessario prevedere l’utilizzo di strumenti trasformazionali, che permettano all’organizzazione di trasformare la propria value stream, anche sfruttando nuove tecnologie, mirando al continuo miglioramento delle performance.