Le 5S: un approccio alla gestione degli ambienti di lavoro

Le 5S, nata in Giappone, sono un approccio del Lean Management che mira a ottimizzare gli spazi e i processi di lavoro, attraverso la razionalizzazione dei materiali, documenti e strumenti presenti nell'area di lavoro, eliminando il superfluo, integrando il mancante e ottimizzando il numero delle risorse necessarie.

Pur avendo origini manifatturiere, le 5S trovano piena applicazione anche negli uffici e nelle aziende di servizi, diventando il fondamento operativo dei principi Lean, basandosi su:

• eliminazione degli sprechi;

• miglioramento continuo (Kaizen)

• coinvolgimento attivo del personale.

Inoltre, integrando altri approcci, ad esempio il Visual Management e il Poka-Yoke, l'applicazione delle 5S viene facilitato, fornendo una maggiore capacità di far emergere elementi superflui nel luogo di lavoro.

2. I cinque pilastri delle 5S negli uffici e nei servizi

Le 5s sono un approccio che si basa su 5 step operativi, identificati da 5 differenti parole, quali:

Seiri - Separare l’essenziale: Distinguere documenti, strumenti e altri elementi indispensabili, identificando ed eliminare tutto ciò che non supporta direttamente le attività. Questo primo passo libera spazio e riduce il tempo di ricerca.

Seiton - Riordinare per l’efficienza: Organizzare scrivanie, armadi e file digitali con logica e coerenza, utilizzando etichette, codici colore e mappe di posizionamento. Un layout funzionale velocizza ogni operazione e facilita l’inserimento dei nuovi colleghi.

Seison - Pulire e mantenere l’ordine: Integrare la pulizia nella routine operativa: oltre a garantire un ambiente gradevole, la pulizia svela anomalie quali documenti obsoleti o malfunzionamenti, trasformando ogni collaboratore in una sentinella della qualità.

Seiketsu - Standardizzare le procedure: Creare checklist, diagrammi di flusso e guide illustrate per rendere ogni attività ripetibile secondo criteri di qualità e rapidità condivisi, minimizzando variabilità ed errori.

Shitzuke - Sostenere il cambiamento: Instaurare audit periodici, momenti formativi e feedback incrociati per consolidare le 5S come cultura aziendale e mantenere vivo il processo di miglioramento continuo.

3. Differenze tra contesto produttivo e amministrativo

Nei reparti produttivi, l’attenzione si concentra prevalentemente su macchinari, scorte e flussi fisici. Tuttavia, negli uffici e nelle aziende di servizi, le 5S si dimostrano altrettanto strategiche: qui l’intervento riguarda informazioni, documenti e processi amministrativi.

In tal modo, le 5S confermano la propria versatilità, migliorando trasparenza ed efficienza non solo nei reparti produttivi, ma anche in tutti i contesti di servizio.

4. Esempio 5s: implementazione in un'ospedale

In un ufficio di un'ospedale, l’adozione delle 5S potrebbe seguire i seguenti passi:

• Identificazione ed eliminazione di materiale sanitario in eccesso, di pratiche obsolete e medicinali in procinto di scadere. Il tutto realizzabile attraverso una serie di cartoncini rosso, gialli e verdi per indicare:

  
  

  • Verde: ciò che è essenziale, e quindi da mantenere, o integrare.

  • Giallo: ciò che è in dubbio, su cui è necessario confrontarsi con colleghi;

  • Rosso: ciò che è obsoleto, o in eccesso.

• Riprogettazione degli scaffali con codici e colori per individuare le aree in cui inserire le medicine, bendaggi e altro materiale sanitario. Realizzare ciò con tutti gli infermieri e medici che frequentano quell'ambiente, così che tutti sappiano esattamente dove collocare i vari oggetti.

  
  

• Pianificare sessioni di pulizia giornaliere delle postazioni, armadi e cassetti , così da mantenere nel tempo l'intervento.

  
  

• Definizione di procedure standard per l'integrazione di nuovi futuri documenti e materiale sanitario, e predisporre audit e/o check-list mensili di verifica.

5. Criticità, resistenze e strategie di superamento

Introdurre le 5S in un ambiente consolidato comporta inevitabili sfide. Spesso il primo ostacolo è la resistenza al cambiamento: abitudini radicate e un potenziale timore riguardo all’aumento di responsabilità possono rallentare il coinvolgimento del personale.

A ciò si aggiunge il rischio di un progressivo ritorno alle vecchie prassi non appena cala l’efficacia dei controlli iniziali, con la conseguenza di vanificare gli sforzi iniziali. Infine, senza una struttura di supporto solida, mantenere nel tempo i nuovi standard operativi può diventare arduo, soprattutto quando le giornate di lavoro si fanno intense.

Per fronteggiare queste criticità, è fondamentale adottare un approccio graduale e partecipativo. Innanzitutto, coinvolgere il team fin dalle prime fasi, illustrando con esempi concreti i benefici diretti, come la riduzione dei tempi di ricerca dei documenti e una migliore sicurezza delle informazioni. La nomina di referenti interni, anche con delle turnazioni mensili, che facciano da guida e colleghino il management con le mansioni operative, favorisce la diffusione di buone pratiche.

In parallelo, definire indicatori di performance semplici ma significativi, ad esempio il tempo medio per reperire materiale, permette di misurare i progressi e di celebrare i successi raggiunti, rinforzando la motivazione del gruppo.

6. Conclusioni

Le 5S rappresentano un pilastro operativo dei sistemi Lean e un punto di partenza ideale per pratiche come Visual Management e Kaizen. Negli ambienti di servizio, il loro impatto si traduce in maggiore chiarezza, efficienza e qualità percepita dal cliente, con benefici concreti e duraturi per tutta l’organizzazione.